Система и системный стратегический ПОРРЭ-анализ

Википедия даёт несколько определений понятия “система”.

В консалтинге мы используем своё определение.

Система – это целое явление, состоящее из набора элементов, взаимодействия этих элементов относительно цели во времени, учитывая отдалённые последствия, приближение которых, может изменить систему и все параметры.

Удобней работать с понятиями, расположив их следующим образом.

Система – это целое явление, состоящее из:

• набора элементов, 
• взаимодействия этих элементов 
• относительно цели 
• во времени, 
• учитывая отдалённые последствия, приближение которых, может изменить систему и все параметры.

В нашем определении заложены очень важные аспекты для применения системного анализа в рамках стратегического управления организациями.

Помимо элементов и взаимодействия, мы делаем акцент на наличие явной или скрытой цели взаимодействия частей и окружения.

Оказалось, что цель взаимодействия со временем может меняться, что приводит к необратимым последствиям внутри системы. Изменение цели (целей) изменяет систему на столько, что она не может вернуться в прежнее состояние.

Поэтому время — это ещё один аспект изменения системы.

Этот элемент системы проявил свою реальную силу, развалив мировую систему управления, закинув Европу, а в дальнейшем и весь мир в системный кризис. 

Также на систему влияют, появляющиеся в перспективе Эффекты или отдалённые последствия. Фишка в том, что на старте и на этапах реализации проекта, о них могли даже не догадываться в силу того, что мы входим в новую эпоху.

И последний феномен, на который обращаем внимание только мы — это ДНК культуры или культурные коды. Нарушение принципов управления в рамках культурных кодов привела Китай сегодня на край мощнейшего кризиса. И ни кто в начале 2015 года об этом и не задумывался.

Анекдот на тему. Идут по Парижу двое евреев. Вдруг огромный жлоб им кричит: “Вы, грязные евреи, быстро скинулись мне на пиво!” Мойша подошёл и отдел ему 50 евро. “Зачем ты отдал так много? Хватило бы и 5?!” – сказал второй. “Мы с тобой не сильные люди, правильно?” – ответил Мойша. – “А он станет думать, что всегда, когда он кричит на евреев, ему дадут больше, чем он просит. И однажды он встретит того, кто переломает ему руки”.

Проблемы управления

Управление — это действие достаточное и необходимое для получения результата.

Проблемы управления принято классифицировать следующим образом:

• хорошо структурированные (well-structured),
  или количественно сформулированные проблемы, в которых существенные зависимости выяснены очень хорошо;
• неструктурированные (unstructured),
  или качественно выраженные проблемы, содержащие лишь описание важнейших ресурсов, признаков и характеристик, количественные зависимости между которыми совершенно неизвестны;
• слабо структурированные (ill-structured),
  или смешанные проблемы, которые содержат как качественные элементы, так и малоизвестные, неопределенные стороны, которые имеют тенденцию доминировать.

Системный стратегический ПОРРЭ-анализ анализ помогает решать проблемы второго и третьего типа. Например, как сократить число сотрудников и одновременно повысить продажи? Или как размотать давно запутанный клубок, возникший в связи с неправильно принятыми управленческими решениями? (см. отзывы)

Ещё пример, как найти инвестора – это, в принципе понятно. Но как сделать так, чтобы инвесторы сами заинтересовались вашим продуктом?

Или выход на новый рынок. Те, кто там освоился, знают, что европейцы не очень любят хвастаться продукцией российского производства. Это не модно, не престижно, попахивает мафией (они нас видят такими из своих TV) и т.д. А как сделать так, чтобы они гордились вашей продукцией и были бы вовлечены в сотрудничество?

Вот это задачи для системного анализа!

Особенности ПОРРЭ-анализа

Привычно сравнивать ПОРРЭ с давно известными моделями SWOT, COPS, ABC и т.д.

Во-первых, нужно помнить, что:

• SWOT и т.п. модели линейные
• Эти модели морально устарели. Главным доказательством этому служит текущий кризис, куда мы все попали, используя именно эти модели.

Во-вторых:

• Современные модели системного анализа также просты и удобны
• Системный анализ направлен на поиск мотивов, “живущих” в системе, и поддерживающих “системную проблему”. Например, какие системы вовлечены в процесс поддержания воровства?Или какие системы поддерживают снижение продаж? На первый взгляд, это странные вопросы, но если не найти скрытые мотивации, и не переформулировать, не перенаправить их в нужное русло, система будет продолжать создавать одну и туже граблю.

Этапы ПОРРЭ-анализа

I этап

Формируется комплексное и панорамное видение процесса, созданное совместно всеми заинтересованными сторонами.

II этап

Формируется системное видение процесса. Для этого учитываются явные, а, главное, скрытые мотивы систем, участвующих в процессе.

III этап

Выработка единого поля интереса, с общей целью, но собственными эффектами в перспективе, которые могут наступить для заинтересованных систем при совместном движении вперёд к общей цели.

Использовать ПОРРЭ-анализ просто

Одним из важнейших отличий ПОРРЭ-анализа – простота в использовании. Не нужно ни математического склада ума, ни специального образования. Достаточно здравого смысла, и опыта в проведении мозговых штурмов.

Конечно, ПОРРЭ не провести за три часа, как SWOT. Но он и создан для решения самых сложных проблем.

Скажем честно — наш рекорд, который мы делали для себя — три месяца. Но мы и искали конкурентные преимущества на высоко конкурентном рынке. И пока не нашли, продолжали работать. Теперь нас знают в Европе, Турции, Китае и мы на этом не остановимся.

Любая проблема – это процесс. И не важно “воровство” или “повышение продаж” – это всё процессы.

Есть системы, которые включают процесс, и есть, которые выключают. Какие системы включают “воровство”? Какие системы включают “рост продаж”? Какие системы выключают “воровство”? Какие выключают “рост продаж”?

Как мы должны управлять этими системами для того, чтобы получить нужный нам результат?

Вот и всё! Сидим, записываем, креативим, выдумываем, копируем у конкурентов, а за тем обучаемся управлять этими системами. Собственно, ничего нового, кроме структуры, которая удерживает мышление нескольких людей в одном общем русле.

Критерии эффективности системного анализа

Три условия показывают, что системный анализ проведён, верно. Это выделяет модель ПОРРЭ относительно других способов принятия сложных управленческих решений.

• Найдены системы, которые влияли на результат, но не учитывались, а значит, были выключены из поля зрения управления.
• При создании нового Результата найдены и учтены все скрытые мотивы всех систем, влияющих на Результат.
• При описании Эффектов найдены новые, интересные и перспективные критерии эффективности того, как достигается новый Результат.

АЛГОРИТМ СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА

ПОРРЭ – это аббревиатура слов Процесс, Описание, Результат, Ресурсы, Эффекты.

Вся информация последовательно (!) заносится в таблицу (см. ниже) Эта таблица становится платформой для создания рабочего бизнес-плана

Шаг 1. Процесс

• назовите процесс

Шаг 2. Описание

• Опишите сенсорные признаки точки А (включение) [описывайте для инопланетян]
• Опишите / найдите / назовите системы, которые включают процесс
• Занесите их в таблицу
• Опишите сенсорные признаки точки Б (выключение процесса) [описывайте для инопланетян]
• Опишите / найдите / назовите системы, которые выключают процесс
• Занесите их в таблицу

Шаг 3. Результат

• Проанализируйте мотивы систем (включающих и выключающих)
• Создайте новый результат Процесса, который бы учитывал все явные и скрытые мотивы систем, но переводил бы их в нужное вам русло.

Шаг 4. Ресурсы

• В таблице найдите ресурсы (или способы управления системами), которые позволят достичь нового результата Процесса

Шаг 5. Эффекты

• Найдите новые Эффекты, которые появятся в процессе достижения Нового Результата с использованием новых Ресурсов

Вопрос: “Что мы получим в перспективе, когда пойдём к Новому Результату с новыми Ресурсами?”

Стандартная таблица для проведения ПОРРЭ-анализа

разработана Олегом Колпащиковым, создателем и руководителем нескольких уникальных социальных проектов

Видео: «спонтанная» запись тренинга Константина Витальевича Баранникова по развитию системного мышления